Acunmedya Akademi — Kayıt Sistemi

Acunmedya Akademi, Türkiye'nin önde gelen medya eğitim kurumlarından biri olup Acunmedya Grubu bünyesinde faaliyet göstermektedir. Televizyon prodüksiyonu, dijital medya, oyunculuk ve daha fazlasını kapsayan programlarıyla akademi, son derece yapılandırılmış bir başvuru süreci yürütmektedir: öğrenciler önce ana bölüm ve branş tercihini yapar, ardından mülakat aşamasına geçer, gerekli evraklarını teslim eder ve kaydını iki aşamalı ödemeyle tamamlar.

Tüm bu süreci elektronik tablolar, telefon görüşmeleri ve birbirinden kopuk araçlarla yönetmek giderek bir darboğaza dönüşmüştü. Kayıt ekibi, adayları değerlendirmek yerine evrak ve ödeme takibine zaman harcıyordu.

Sorun

Temel sorun, süreç parçalanmasıydı. Kaydın her aşaması — ödeme, mülakat, evrak, kalan ödeme — farklı bir sistemde ya da daha da kötüsü birinin gelen kutusunda yaşıyordu.

Temel kısıtlamalar:

• Ödeme tutarları seçilen bölüm ve branş kombinasyonuna göre değişiyordu — sabit bir ücret yoktu
• Mülakat planlanabilmesi için önce ön ödemenin alınması gerekiyordu
• Kalan ödeme talebi yapılabilmesi için mülakat sonucu ve evrak doğrulamasının tamamlanmış olması şarttı
• Ekibin her an her başvurunun hangi aşamada olduğunu görebilmesi gerekiyordu

Birleşik bir sistem olmadan adaylar süreçten düşüyor, ekip ise doğru zamanda takip yapmanın güvenilir bir yolundan yoksun kalıyordu.

Neler geliştirdik

Acunmedya Akademi'nin çok aşamalı kayıt sürecine özel olarak tasarlanmış tam yığın bir platform olan Kayıt Sistemini geliştirdik.

Kayıt akışı:

1. Aday ana bölüm ve branşı seçer → sistem ön ödeme tutarını hesaplar
2. Ön ödeme better-payment aracılığıyla tahsil edilir; başvuru mülakat bekleniyor aşamasına geçer
3. Personel mülakatı planlar ve sonucu kaydeder
4. Evrak kontrol listesi aktif hale gelir; personel teslim edilen belgeleri işaretler
5. Evraklar tamamlanınca kalan ödeme talebi gönderilir ve tahsil edilir
6. Başvuru kayıt tamamlandı aşamasına geçer

Her adımda personel panosu canlı bir boru hattı görünümü sunar: kaç başvuru hangi aşamada, kimin işlemi gecikmiş ve sıradaki adım ne.

Sonuç

Kayıt Sistemi'nden önce kayıt ekibi, kayıt sürecini birbirinden kopuk manuel adımlarla yönetiyordu. Her yeni başvuru, elle ödeme bağlantısı oluşturmak, göndermek, teslim alındığını teyit etmek, ardından mülakat saati belirlemek için ayrı görüşmeler yapmak anlamına geliyordu — evrak veya ödeme takibine geçmeden önce. Her öğrenci için. Her dönem.

O döngünün tamamı artık ortadan kalktı.

Ödeme bağlantıları artık elle oluşturulmuyor — sistem seçilen bölüm ve branşa göre ön ödeme tutarını hesaplıyor, bunu doğrudan kayıt akışında öğrenciye sunuyor ve anında tahsil ediyor. Mülakat planlaması için yapılan görüşmeler, uygun saat bulmak için gidip gelen yazışmalar, hatırlatmalar — hepsinin yerini iş akışı motoru aldı. Evrak kontrol listeleri mülakat geçilince otomatik açılıyor; personel akılda tutmak yerine geldikçe işaretliyor.

Sonuç, kendi momentumuyla ilerleyen bir kayıt süreci. Ekip artık adayları aşamalar arasında taşımıyor — sistemi yapıyor. Personelin dikkati gerçekten önemli olan yere odaklanıyor: adayları değerlendirmek, evrak kovalamak değil.

Öğrenci tarafında ise deneyim kasıtlı olarak sürtünmesiz tasarlandı. Bölüm ve branş seçiminden ön ödemeye uzanan akış doğrusal, net açıklamalı ve mobil uyumlu. Öğrenciler bir telefon görüşmesi beklemeden dakikalar içinde ödeme adımına ulaşabiliyor.

"Bu sistemi kullanmaya başladıktan sonra ödeme süreçlerimiz ciddi anlamda kolaylaştı. Tek bir link üzerinden hızlıca ödeme alabiliyor, yapılan ödemeleri anlık olarak sistem üzerinden takip edebiliyoruz. Ayrıca aylık satış performansımızı net bir şekilde analiz edebilmek, artış ve azalışları görmek bizim için büyük bir avantaj sağladı. Kullanıcıların sisteme girip ödeme durumlarını aktif edip etmediklerini izleyebilmek de operasyonel süreçlerimizi oldukça verimli hale getirdi. Genel olarak hem zaman kazandıran hem de satış süreçlerini daha şeffaf ve yönetilebilir hale getiren bir çözüm oldu." — Mehmet Ayneli, Satış Koordinatörü, Acunmedya Akademi

Öğrendiklerimiz

En önemli tasarım kararı, ödemeyi yalnızca bir işlem olarak değil, bir durum makinesi tetikleyicisi olarak ele almaktı. Ödeme tamamlandığında başvuru otomatik olarak ilerledi ve sıradaki sorumlu taraf — aday ya da personel — bilgilendirildi. Bu, ekibin zamanını tüketen "ödeme yaptı mı?" kontrolünü tamamen ortadan kaldırdı.

İkinci içgörü, personel panosunun sıradaki adım konusunda yönlendirici olması gerektiğiydi. Ham veri göstermek yerine her başvuru kartı, o başvuruyu ilerlemekten alıkoyan şeyi tam olarak yüzeye çıkarıyor. Bu, pasif bir raporlama aracını aktif bir iş akışı sürücüsüne dönüştürdü.

Kurumunuz için özel bir iş akışı sistemine mi ihtiyaç duyuyorsunuz? Bizimle iletişime geçin — kapsamlı bir yapıyı birlikte değerlendirelim.